Oprogramowanie medyczne to od dawna obowiązkowe wyposażenie zarówno przychodni jak i gabinetów lekarskich. Służy ono m.in. do prowadzenia dokumentacji medycznej, rejestracji pacjentów, telekonsultacji czy archiwizacji danych. Na co zwrócić uwagę przy wyborze tego typu oprogramowania?
Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu informatycznego w placówce medycznej?
Program do gabinetu lekarskiego czy przychodni to dziś element niezbędny w tego rodzaju działalności. Rewolucja, jaką przyniósł obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej to ogromny postęp. Odtąd wszystkie dane pacjentów zaczęły być przechowywane w jednym miejscu. Dostęp do nich przydzielany jest jedynie autoryzowanym użytkownikom. Góry dokumentacji papierowej niemalże zniknęły. Cały obieg dokumentów, rejestracja pacjentów na wizyty, wypisywanie skierowań czy też recept przeniosły się do świata cyfrowego. Grafiki lekarzy, personelu, różnego rodzaju raporty i analizy również zyskały nowe miejsce. Obieg wszystkich dokumentów medycznych, zestawień może być śledzony właśnie dzięki oprogramowaniu medycznemu dla przychodni lub gabinetu lekarskiego. Dostęp do raportów i procesów to jedna z większych zalet tych systemów. Tego typu dane w rękach osób zarządzających pomagają skutecznie optymalizować pracę personelu i kontrolować koszty.
Pojedyncze moduły czy kompleksowe rozwiązania?
Na rynku dostępne są dwa typy systemów; oprogramowanie medyczne o strukturze modułowej lub podejściu kompleksowym. Każdy z nich ma swoje plusy i minusy. Dlatego na etapie wyboru oprogramowania dla gabinetu lekarskiego trzeba zastanowić się nad tym, który z nich lepiej sprawdzi się w danej placówce. Właściwie wszystko zależy od potrzeb a dokładnie najbardziej pożądanych funkcjonalności. Wielu specjalistów jest zdania, że to właśnie kompleksowe rozwiązania są tymi, które sprawdzają się najlepiej. Wszystkie komponenty w przypadku takiego oprogramowania współpracują bezproblemowo, a poszczególni użytkownicy mogą mieć dostęp tylko do wybranych części.
Przed wyborem rodzaju oprogramowania medycznego warto sprawdzić, czy pozwala ono na w miarę łatwą integrację z systemami administracyjno-księgowymi lub na obsługę tzw. „części szarej”. Dla placówek, które mają podpisaną umowę z Narodowym Funduszem Zdrowia, istotny będzie moduł umożliwiający rozliczenie działalności zakontraktowanej w sposób prawidłowy. Istotnym pytaniem wartym odnotowania jest to odnośnie elastyczności systemu, a także możliwościach rozbudowy w przypadku rozwoju placówki w nowych obszarach. Jeśli gabinet lub przychodnia posiada już zaplecze informatyczne, niezbędna jest analiza pod kątem kompatybilności systemów od różnych producentów.
Bezpieczne przechowywanie danych i aktualizacje oprogramowania medycznego
Jednym z podstawowych zadań systemu informatycznego obecnego w placówce medycznej jest gromadzenie, a następnie archiwizacja wielu danych pacjentów. Są to dane dotyczące stanu zdrowia, przebytych chorób itp., które zaliczają się do grupy bardzo wrażliwych danych medycznych. W związku z tym wymagają one specjalnych zabezpieczeń. Dlatego koniecznie trzeba się upewnić, że dane oprogramowanie medyczne spełnia wszystkie kryteria prawne, by mogło funkcjonować w tego rodzaju działalności.
Zanim nowy system zostanie wdrożony, warto odpowiednio zaplanować przestrzeń serwerową. Ilość danych medycznych rośnie w bardzo szybkim tempie, dlatego bezpieczny i sprawny serwer to podstawa. Dostawca takich usług powinien również zapewniać w pełni bezpieczny backup danych. To pozwoli zabezpieczyć dane pacjentów w razie awarii systemu.
Pojawienie się nowych aspektów prawnych obejmujących działalność leczniczą jest nieuniknione. Dlatego oprócz dopasowania się do obowiązujących wytycznych Ministra Zdrowia i NFZ-u oprogramowanie medyczne musi pozwalać na wprowadzanie zmian i aktualizacji. Jeśli mowa o aktualizacjach to warto dowiedzieć się, czy odbywają się one automatycznie, czy też nie dojdą do skutku bez wsparcia specjalisty IT.
Udogodnienia dla pacjentów, personelu i kadry zarządzającej
Nowoczesne oprogramowania medyczne tworzone są nie tylko z myślą o spełnieniu podstawowych wymogów, ale również usprawnieniu pracy personelu i udogodnieniach dla pacjenta. Dzięki nim wiele procesów przebiega o wiele szybciej i sprawniej. Przykładem jest, chociażby personalizacja ustawień, kart wizyt, szybki wydruk dokumentów czy recept bezpośrednio z programu, czy też podgląd aktualnej bazy leków refundowanych i kodów. Oprogramowanie dla gabinetów lekarskich znacząco przyśpiesza wszystkie formalności i jednocześnie pozwala specjalistom poświęcić więcej czasu pacjentowi w czasie wizyty.
Osoby zarządzające gabinetami i przychodniami doceniają możliwość tworzenia szeregu zestawień, bilingów w różnych przedziałach czasowych. Dostęp do wszystkich statystyk placówki pozwala na redukcję kosztów, chociażby na podstawie precyzyjnych danych dotyczących badań czy zabiegów przeprowadzonych w gabinecie.
Z perspektywy pacjenta oprogramowanie medyczne ułatwia rejestrację na wizytę. Dzięki rejestracji internetowej ma on dostęp do wolnych terminów poszczególnych lekarzy i specjalistów. Zamiast angażować osoby pracujące na recepcji pacjent może samodzielnie zapisać się na dowolną godzinę i w razie potrzeby zmienić termin. Z kolei dzięki oprogramowaniu dla przychodni lekarze mogą podejrzeć stan zapisów bez angażowania personelu. Praktyka pokazuje, że godnym uwagi elementem automatyzacji tego procesu są powiadomienia mailowe lub SMS-owe. Przypominają one pacjentowi o statusie zapisu na wizytę i w dużym stopniu zapobiegają sytuacji, w której zapomina on o wizycie.
