Zarządzanie zaopatrzeniem w szpitalach i gabinetach lekarskich stało się ostatnio gorącym hasłem w medycynie, a popularność tego terminu wydaje się stale rosnąć. Efektywne zarządzanie i kontrola zaopatrzeniem jest w stanie wygenerować oszczędności w wielu obszarach, ale również dodatkowo obniżyć koszty.
W codziennej praktyce często można spotkać się z brakiem miejsca na zamówiony towar czy niedokładne oszacowanie potrzebnych produktów i dotyczy to także gabinetów medycznych. W poniższym artykule chcielibyśmy poruszyć ten temat, czyli jak zarządzać zaopatrzeniem gabinetu ginekologicznego? Sprawdź kilka naszych wskazówek.
Czym jest zarządzanie zaopatrzeniem?
Zrozumienie zarządzania łańcuchem dostaw i inwestowanie w lepiej zorganizowaną logistykę, zwiększy wartość usług poprzez zmniejszenie kosztów i ilości czasu, który poświęca się na przenoszenie produktów z punktu A do punktu B. Typowe codzienne usługi logistyczne obejmują takie zadania jak przetwarzanie zapasów, wysyłka i magazynowanie. Dobrze zarządzany proces łańcucha dostaw zapewni dotarcie produktów do gabinetu w stanie gotowości do pracy i na czas, a to z kolei stanowi ogromną korzyść.
Jak lepiej zarządzać zaopatrzeniem?
Celem zarządzania zaopatrzeniem jest nie tylko ograniczenie zapasów, ale działania optymalizujące cały proces. Poniżej przedstawiamy kilka dobrych praktyk, ułatwiających działania w tym zakresie.
Zrób strategiczną liczbę zapasów
Na samym początku warto rozpocząć od spisania narzędzi ginekologicznych, które są niezbędnikami w gabinecie i jego działalność wymaga ich obecności. Stworzenie listy produktów, które zamawiane są cyklicznie i stale, będzie sporym uproszczeniem. Dodatkowym ułatwieniem będzie też wypisanie cen, konkretnych zużywanych ilości oraz czasu, w którym są zużywane, dzięki czemu powstanie praktyczna informacja pozwalająca na szczegółowe planowanie zakupów.
Wybierz najlepszego dostawcę
Jednym z najłatwiejszych miejsc, od których można zacząć, jest poprawa zarządzania bazą dostawców i wybór najlepszego z nich. Przeanalizuj dostępność produktów, cenniki, rabaty i terminowość zamówień, nie zapomnij też o kluczowych elementach podstawowej działalności, czyli sposób dostawy, termin realizacji i warunki zwrotów. Na tej podstawie wybierz dostawcę, który zapewnia najlepsze możliwe warunki. Duża część ogólnych wydatków zaopatrzenia gabinetu przypada na zakup materiałów, produktów czy narzędzi ginekologicznych. Może to obejmować także dostawców usług, surowców i magazynów, a po zleceniu takich funkcji na zewnątrz należy nauczyć się skutecznie nimi zarządzać.
Poznaj swoje koszty
Brzmi to bardzo prosto, ale wiele gabinetów nie wie, jakie ma koszty i gdzie są one generowane. Ocena ta może być skomplikowana ze względu na np. brak jednego źródła prawdy o wydatkach w łańcuchu dostaw lub niedokładne oszacowanie cen czy brakujące dane. Narzędzia ginekologiczne i pozostały asortyment posiadają swoje ceny, dlatego zbieraj dane o ich kosztach tak często, jak to możliwe. Pogrupuj je w standardowe kategorie i porównuj ze sobą, szukaj sytuacji, w których ceny przewyższają normę, co da Ci pogląd na wydatki. Aby zrozumieć, gdzie są możliwości oszczędzania, sprawdź faktury, które pokażą wszystko czarno na białym i usuną marnotrawstwo.
Zastosuj monitorowanie
Dla lepszej optymalizacji warto zastosować proste metody sygnalizowania stanów swojego zaopatrzenia. Wystarczą choćby kolorowe podziałki z papieru, które oznaczać będą niski stan produktów, a co za tym idzie - czas zamówić narzędzia ginekologiczne. Warto dowiadywać się także, gdzie w danym momencie w łańcuchu dostaw znajdują się zamówione produkty oraz śledzić informacje od dostawców, by móc wyłapywać wszelkie akcje promocyjne i uzupełniać zaopatrzenie w bardziej korzystnych cenach.
Zautomatyzuj procesy
Oprogramowanie do zarządzania zaopatrzeniem upraszcza i automatyzuje powtarzalne i ręcznie wykonywane zadania w organizacji, dzięki czemu cały proces może być bardziej wydajny. Z automatyzacji wynika wiele korzyści np. usprawnienie inwentaryzacji, ograniczenie odpadów, terminowe podejmowanie decyzji w oparciu o dane, ale też zmniejszenie dostaw. Przy wyborze systemu automatyzacji łańcucha dostaw warto zwrócić uwagę na kilka elementów. Pierwszym z nich jest łatwość użycia, co pozwoli na wydajne działanie systemu dla każdego pracownika. Kolejnym wartym uwagi elementem jest analityka, która będzie w stanie podawać dokładne dane o stanie narzędzi w gabinecie. Dla każdej organizacji liczyć będzie się co innego, dlatego warto dokładnie przeanalizować to rozwiązanie, by wybrać najbardziej odpowiednie.
Istnieje wiele możliwości ulepszenia typowego zarządzania zaopatrzeniem gabinetu ginekologicznego. Każda zmiana wymaga zdecydowanego skupienia się i analizy procesów ze względu na spory nakład obowiązków, jednak zaoszczędzony czas i pieniądze z pewnością dadzą odczuć o dobrze wykonanej pracy.
